信息化賦能新時代公務接待高質量發展

2023年1月3日，由國管局主管的專業期刊《中國機關后勤》在線刊發了安徽省機關事務管理局署名的文章《信息化賦能新時代公務接待高質量發展》，文章以安徽省管局圍繞提升公務接待信息化水平為目標，通過信息化賦能新時代公務接待，全面介紹了安徽省公務接待信息化建設以及應用情況。

信息化利用現代電子信息技術，極大提高了信息收集、處理和傳播的速度，為作出科學決策、提高治理效率、降低行政成本提供了有力技術支撐，從而更好地服務黨和國家中心工作，更好地服務國家治理體系和治理能力現代化建設。安徽省機關事務管理局牢牢把握信息化發展的歷史機遇，結合工作實際打造公務接待信息化平臺，進一步理順工作職能，在貫徹落實公務接待相關管理規定、提升接待工作水平等方面取得重要成果，探索出一條利用信息化賦能新時代公務接待高質量發展的實踐道路。

公務接待信息化平臺建設的背景

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央以前所未有的勇氣和定力推進黨風廉政建設和反腐敗斗爭，取得了全面從嚴治黨的歷史性、開創性成就。為堅決遏制公務接待領域鋪張浪費、公款消費等違規違紀現象，《黨政機關厲行節約反對浪費條例》《黨政機關國內公務接待管理規定》相繼出臺，要求各級黨政機關必須嚴格接待審批控制，加強公務接待監督檢查，建立公務接待清單制度、接待資源共享機制等，推動公務接待向著規范高效的方向發展。信息化平臺的建設和使用實現了對公務接待工作的流程優化和再造，以技術層面的“剛性約束”建立起公務接待全生命周期閉環管理模式，提供每一環節的精準責任追溯，從而加強內部控制，降低自由裁量和違規操作的空間，實現權責統一的全流程業務監管。

機關事務治理體系和治理能力現代化是國家治理體系和治理能力現代化的重要組成部分，必須立足新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局，以信息化驅動機關事務管理模式創新、管理效能提升，加快建設“數字政府”“數字中國”。近年來，安徽省機關事務管理局堅持貫徹國管局決策部署，以推進集中統一管理為方向，以標準化、信息化建設為支撐推動機關事務工作轉型升級，探索搭建基于實際工作需求的公務接待管理平臺。《機關事務工作“十四五”規劃》提出，要實現數據共享，打造機關事務云平臺，推進重要業務系統互聯互通。為此，必須健全完善公務接待信息系統，搭建全省公務接待“一張網”，加強數據采集和數據治理，推動標準化與信息化的深度融合，履行監管職能，確保各層級公務接待流程更加規范，工作更加高效，信息更加透明。

新形勢下公務接待已由傳統事務性工作向綜合性服務保障工作轉變，需要以更加廣闊的視野打造更高品質的服務。作為展示地方形象和文化的窗口，接待工作關乎大局，如何能在細節處體現匠心，展現良好的城市風貌，融入更多人文關懷，是每一位接待工作者應當思考的時代課題。提升接待工作質量的關鍵是要將“服務”理念深度嵌入其中，堅持以更好滿足服務對象的需求為導向開發數字化平臺，重構服務流程，構建跨層級跨部門數據協作，打破傳統科層引起的治理低效。信息技術的應用開辟了公務接待品質升級的新途徑，通過引入協同辦公和大數據技術，根據公務活動保障過程中不同參與主體的使用特點，建立起多方共同參與維護的場景應用，為接待工作提供收集、整合、運用數據的平臺，實現更高效率的數據交換和信息共享。

公務接待信息化平臺的構成及功能

安徽省機關事務管理局充分立足實踐，調研掌握公務接待工作特點和新形勢下的發展需求。一是接待任務重。伴隨長三角一體化戰略的全面深入，安徽省經濟發展活力持續增強，各類政商交流考察團接待、承辦大型會議活動頻次增加，大量密集的接待任務需要通過創新手段提升工作效率。二是臨時變化多。接待方案往往依據實際工作變化和來賓行程變動進行調整，需要與來訪單位、對口接待單位、酒店、車輛等服務單位進行頻繁溝通。三是工作流程繁瑣。公務接待涉及食宿行等多條并行的子任務流程，不易于規范化管理，可能會發生安排零散、事項遺漏的情況，傳統紙質化辦公由于缺少過程監督，還存在缺少公函、超標準接待等風險隱患。四是資源信息復雜。接待安排涉及住宿、就餐、會議室、用車等多個內容，接待人員無法全面了解定點接待場所的實時安排進度。

安徽省公務接待管理平臺從工作實際出發，以“標準化+信息化”為指導思想，著力建設集“數據管理”“信息共享”“資源統計”等功能于一體的，以接收、分發、執行、反饋為基本工作程序的，規范實行“一函一單一審核”的應用系統。

標準化是信息化平臺建設的重要依托，安徽省機關事務管理局強化制度建設，對公務活動保障相關制度開展“廢、改、立”工作，進一步梳理接待工作流程，明確公務接待標準和規范。在嚴格執行公務接待相關管理規定，體現厲行節約、反對浪費主線的基礎上，搭建信息化平臺，將標準化建設成果固化在平臺業務流轉和辦理選項中，自覺將標準化要求貫徹工作始終。

圖1 公務接待信息化平臺系統架構圖

信息化平臺充分整合第三方接待資源，將公務接待業務流程移至線上，為公務接待中涉及的餐飲住宿、會議會務、接待用車等需求提供在線辦理服務，實現無紙化辦公。平臺主要由PC端平臺、手機APP端軟件組成，涵蓋了第三方服務業務，在設計上實現了省級、地市和縣區的互聯互通。系統架構設計包含3個模塊：管理端面向公務接待管理部門，可進行資源信息維護、統計分析和公務接待監督管理；用戶端面向各級黨政機關，可處理接待任務、進行接待安排并完成費用結算；服務端面向接待酒店、接待車隊，可執行業務平臺的方案，并上報任務費用。

圖2 安徽省本級重要公務接待流程圖

安徽省本級重要公務接待中，來訪單位提交公函和接待申請后，對口接待單位進行接收，擬定活動建議，經審核批示后形成具體活動方案，并將接待任務流轉至機關事務管理局。管理局公務活動保障部門接收任務后，擬辦人根據任務內容擬定生活接待方案，系統可以提供自動校驗陪餐規則是否符合規定、根據任務級別自動匹配就餐標準等功能，經本單位領導審核通過后，分配至承辦人進行具體食宿行辦理，審核不通過則退回至擬辦人，可修改后重新提交。完成審批程序后，行程安排會發送至酒店、公車等第三方平臺，由第三方平臺辦理人對用車、住宿、餐飲、會議室訂單進行派單處理，具體安排反饋至對口接待單位和來訪單位，實現接待資源的調度管理。接待任務完成后，第三方平臺上報費用，由管理局初審后形成接待清單，并報有關領導審核，確保按標準接待。接待任務完成后，來訪單位、對口接待單位可通過點擊系統鏈接，對本次接待服務進行滿意度評價，機關事務管理局收集評價意見，不斷改進優化服務。

平臺在實現基本業務流程線上辦理的基礎上，順應接待工作發展趨勢，不斷優化系統，豐富拓展平臺功能，進一步激發信息化動能，力爭在推進服務的精細化、個性化，提升監管的有效性、協同性上發揮更大作用。一是會議管理功能。承辦大型會議活動可通過平臺創建任務，對住宿、用車、用餐等進行統一管理，實現住宿一鍵安排并以圖形化界面呈現，并能夠將日程安排和接待方案一鍵推送給來賓，完成展示、訪問、邀約、接待、通知等“一站式”管理。二是接待安排日程表功能。針對期限長、變動多的接待任務，已提交的接待安排仍可通過安排表對具體事項進行編輯和新增。三是信息維護功能。除設置酒店菜品、平面圖、地市考察點、風景名勝、名優特產等資源信息的維護和查詢功能以外，還可利用大數據技術的深度分析應用功能，搭建接待對象信息庫，通過收集比對系統內方案信息，提供食宿行智能優化建議。四是地市聯動功能。對于跨區域接待任務，省級公務接待部門可通過系統推送方案，提供任務指導。各地市公務接待部門定期進行接待數據上報，促進接待工作統一管理。五是業務統計功能。根據不同的業務權限查看任務統計、費用統計、來賓統計等業務統計情況，并能根據需要進行篩選、導出、生成可視化圖表、編輯接待工作大事記等，為績效評價提供科學依據。六是監督預警功能。在費用管理模塊提供費用預警功能，根據接待標準、陪餐人數、經費預算等設置閾值，更好發揮全程監督作用，遏制違規現象發生。七是座次圖功能。根據方案中來賓名單和職務，系統可進行智能識別，同時提供編輯調整功能，任務承辦人可獲取系統生成的座次圖。

公務接待信息化平臺建設的意義

實現公務接待數字化管理。接待流程的數字化升級打破了不同主體間條塊分割、信息不暢的狀況，達成供給與需求的高效匹配，塑造了無縫隙的業務流程。安徽省公務接待信息化平臺經過長期的工作實踐不斷改進優化，形成規范高效的固定運行程序，保障接待工作質量的統一性和決策結果的科學性，減少人為失誤風險。大量數據的智能化處理節約了時間和物質成本，提高資源運轉效率，從而實現更有效的資源調度。對于接待部門來說，提高了任務審核、審批效率，避免線下辦理“跑斷腿”，承辦人可將食宿行安排一鍵推送給酒店、車隊等第三方，并及時查看各環節辦理進度，減少重復溝通。對于來賓來說，可通過系統短信提醒、點擊網頁鏈接查看等方式獲取就餐、用車、會議行程安排，獲得更加便捷舒適的公務接待體驗。對于第三方平臺來說，在線接單和線上辦理功能達成了與接待部門的實時溝通和反饋，避免信息不對稱，促進食宿行方案的高效落實。

完善權責統一的工作機制。平臺式治理有利于機關事務主管部門理順職能，對提升機關事務治理法治化水平、利用技術實現對工作全過程的動態監管提出了更高要求。在公務接待業務場景中，傳統線下服務供給轉變成線上處理產品訂單的過程中，以服務內容的訂單化、服務評價的數據化和溝通反饋的常態化，在處處“留痕”的互聯網平臺上實現權責清單的透明化管理。安徽省公務接待信息化平臺呈現了從任務起始到辦理結束的全部流程，在各節點實現了清晰的責任劃分，促進公務接待部門的規范履責，同時公函審批、接待方案制定的在線辦理過程細化了監督程序，提升監管的可操作性，有利于全面推進廉潔機關事務建設。

構建多級聯動的業務格局。當前，安徽省機關事務信息化建設正處于加快轉型階段，各地市發展不平衡、不充分的現象依然存在。信息化平臺以推進公務接待資源統一集中管理為目標，努力打造全省公務接待“一張網”，打破接待信息線下存放、各自存放的傳統局面，從而實現業務數據全面上線、統一管理、深度運用。安徽省機關事務管理局已在部分地市公務接待部門開展信息化試點工作，根據地市個性化需求調整系統架構和功能，計劃逐步實現省市縣三級統一門戶登錄、分級授權使用，推進接待工作數據統計直報、系統互聯互通。

關于完善公務接待信息化平臺的思考

《黨政機關國內公務接待管理規定》明確提出，縣級以上黨政機關公務接待管理部門應當會同有關部門加強對本級黨政機關各部門和下級黨政機關國內公務接待工作的監督檢查。傳統公務接待工作中，各級接待數據公開受限，給監督檢查工作造成困難。新形勢下，縣級以上黨政機關公務接待管理部門應當通過信息化平臺，加強對本級黨政機關各部門和下級黨政機關在國內公務接待規章制度制定、接待標準執行、接待經費管理使用、接待信息公開以及機關內部接待場所管理使用等方面的監督檢查，同時按年度組織公開本級國內公務接待有關情況，接受社會監督。黨政機關各部門應當充分利用信息化平臺功能，定期匯總本部門國內公務接待情況，報同級黨政機關公務接待管理部門、財政部門、紀檢監察機關備案。

充分整合社會資源，激發市場活力，推進后勤服務社會化改革是機關事務治理體系和治理能力現代化的必然結果。各級接待部門應當抓住信息化建設的契機，深化與市場的對接合作，引導社會資本有序參與公共服務。一方面，完善信息化平臺各模塊設置，將公務接待相關管理規定、對服務質量的相關要求體現其中，為服務的采購提出嚴格的規則和標準，參與保障的第三方主體根據要求提供服務，形成穩固的合作機制，共同完成高質量接待工作。另一方面，進一步加強接待資源的集中統一管理，拓展社會化服務范圍，通過將接待酒店等資源統一納入信息化平臺管理，推動各級黨政機關利用信息化平臺處理國內公務接待工作，從而實現高效率的接待資源調配，提高社會資源的使用效率，激發市場主體的積極性和創造性。

信息化在促進公務接待高質量發展的同時也存在著網絡信息安全隱患，必須重視數據安全，強化風險防控。要完善平臺安全管理體系，落實主體監督責任，根據使用對象的不同設定用戶系統身份和操作權限，嚴格規定每個系統身份能使用的數據范圍，確保信息資源共享在安全的管理模式下進行。同時提升系統安全防護水平，運用各類安全技術手段實時關注系統運行狀況，及時發現、修復安全漏洞，定期開展風險評估和安全測評等，排除風險隱患，維護數據安全。

信息化對接待業務流程的重塑事實上也是對傳統工作觀念的一次更新。信息化平臺在推廣過程中，往往因使用者工作理念的滯后和應用能力的不足而受阻，影響接待業務全流程線上辦理的實現和全省“一張網”建設的完成。為此，必須進一步加強信息化人才隊伍建設，樹立信息化工作理念，在全省范圍內舉辦公務接待信息化平臺推廣現場會、培訓會等，及時回應解決平臺使用問題，提高各級黨政機關運用信息化手段完成接待工作的意識和能力。（本文獲2022年度理論研究成果二等獎）